Какие документы оформить при направлении работника в командировку?

0
13

michaeljung / Depositphotos.com

Казалось бы, зачем задаваться этим вопросом, если схема командирования сотрудников в служебные командировки не менялась годами и даже десятилетиями: руководитель издал приказ, отдел кадров выписал служебное задание и командировочное удостоверение (а 2015 года и это не обязательно), бухгалтерия оплатила командировочные расходы – авансом или возмещением. От работника требуется заявление, авансовый отчет с подтверждающими документами и, возможно, отчет о выполненной работе. Однако год назад перечень унифицированных форм пополнился новыми бланками, в числе которых несколько документов, связанных с командировками:

  • Решение о командировании на территории РФ (ф. 0504512);
  • Изменение Решения о командировании на территории РФ (ф. 0504513);
  • Решение о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515);
  • Изменение Решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504516);
  • Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518);
  • Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).

Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться

Напомним, что обязательным применение этих документов является лишь для учреждений и органов, передавших полномочия по ведению бюджетного или бухгалтерского учета в случаях, определенных положениями БК РФ, и использующих электронный документооборот. Остальные могут оформлять такую «первичку» на бумаге либо вообще не использовать.

Минфин России в письме от 5 марта 2021 г. № 02-06-09/160 64 подчеркнул, что указанные формы применяются в целях оформления:

  • решения работодателя о направлении работника в служебную командировку, в том числе с использованием служебного транспорта;
  • расчета размера финобеспечения возмещаемых расходов, связанных со служебной командировкой, включая расходы на приобретение ГСМ,
  • или решения о выдаче подотчетному лицу денежных средств для осуществления закупки малого объема, включая приобретение услуг по перевозке.

    В соответствии с этими документами выдаются / резервируются денежные средства под отчет. А как быть, если работнику выдаются не деньги на покупку билетов на проезд, а денежные документы – например, приобретенные учреждением и хранящиеся в фондовой кассе талоны на бензин, бумажные авиа- и железнодорожные билеты? В этом случае выдача денежных документов подотчетному лицу оформляется Расходным кассовым ордером (ф. 0310002) с пометкой «Фондовый». Денежный документ определяет стоимостную оценку приобретаемых товаров / услуг, либо расходов, осуществляемых в рамках командирования работника, в связи с чем их выдача подотчетным лицам осуществляется в целях оплаты производимых закупок товаров, услуг. Поэтому, специалисты Минфина России полагают, что подотчетным лицом заявка на выдачу денежных документов может быть оформлена Решениями о командировании (ф. 0504512, 0504515) или Заявкой-обоснованием закупки малого объема (ф. 0504518).

    Пример:

    Какие денежные документы выдаются работнику?

    Чем оформить заявку на выдачу денежных документов?

    Нюансы, комментарии

    Авиа- и железнодорожные билеты

    Решение о командировании
    (ф. 0504512, 0504515)

     

    Талоны на бензин

    Заявка-обоснование закупки малого объема (ф. 0504518)

    Талоны выдаются под отчет в целях приобретения товара – бензина, поэтому наиболее верным здесь будет использование Заявки (ф. 0504518).

    При формировании Заявки в этом случае учтите некоторые моменты:

    • при заполнении раздела 1 «Финансовое обоснование закупки» в графе 8 указывается суммовой эквивалент денежных документов товаров, отраженных в графе 1;
    • графы 5-7 и 10 не заполняются;
    • в графе 9 указывается информация о способе оплаты товаров – «денежные документы».
    • раздел 2 «Сведения о малой закупке» не формируется

    Источник: garant.ru

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here